1. Введение
2. Административная работа
3. Связь
4. Приказы, циркуляры, инструкции
5. Планы работы и отчетность
6. Регистрация
7. Архив
8. Бланки и формуляры
9. Касса и имущество
10. Дополнительные инструкции
11. Заключение
1.1 Настоящее Положение, дополняющее Устав ОРЮР, представляет собой свод инструкций административной службы Организации, определяет обязанности административных органов и дает правила административной деятельности.
1.2 Администрацией считается внестроевая деятельность ОРЮР, поддерживающая основную воспитательную работу. Будучи в помощь строевой работе, административная деятельность должна быть сведена до необходимого, но четкого и организованного минимума. Ответственные лица обязаны заботиться о том, чтобы администрация велась аккуратно, правильно и точно по указаниям данного Положения.
1.3 Административная деятельность требует значительной кропотливой канцелярской работы. К администрации, совокупности мероприятий для содержания в порядке связи, отчетности и документации, относится:
— связь,
— директивы и инструкции,
— планирование работы и отчетность,
— регистрация,
— издательство,
—хозяйство,
— касса,
— архивы.
2.1 Для проведения в жизнь административных мероприятий создаются штабы. Штаб состоит из необходимого числа лиц, каждое с определенной должностью, или несколькими должностями по совместительству, выполняющих административную работу. В больших соединениях сборы штаба могут происходить отдельно от сборов совета. Чем выше инстанция - тем больше штаб. Главная Квартира ОРЮР - административный штаб Старшего Скаутмастера (СТС) (Устав ОРЮР).
2.2 Начальник данного соединения или единицы назначает должностных лиц (членов) штаба и определяет их полномочия. Члены штаба ответственны перед начальником данного соединения за выполнение обязанностей. Однако, начальник соединения отвечает перед Организацией и обществом за работу штаба, как одну из функций руководимого им соединения или единицы.
2.3 Имея на то полномочия, члены штаба дают необходимые для хода дела инструкции по своему и подчиненным соединениям и единицам. Все инструкции даются от имени данного начальника (например: "Согласно распоряжению Старшего Скаутмастера,...").
2.4 В больших соединениях, где созданы большие штабы, начальник соединения может определить лицо, заведующее работой штаба. Это может быть поручено, по совместительству, заместителю начальника, или на эту должность назначается начальник штаба, помощник начальника по административной части. В больших штабах может быть назначена группа лиц, работающих в одной отрасли, руководимая начальником группы (например, заведующий хозяйством, под руководством которого работают заведующие инвентарем, складом материалов, транспортом и т.д.).
2.5 По возможности, не перегружая, и этим не делая вред строевой работе, в штаб следует назначать часть его членов из строевых руководителей, по совместительству. Такая мера предупреждает возможное возникновение непонимания между штабными и строевыми функциями работы, что пагубно для общего благосостояния ОРЮР.
3.1 Положение Организации, имеющей отделы по всему миру, делает связь исключительно важным фактором нашей деятельности. Без регулярной, бесперебойной и частой связи невозможно осуществлять руководство и единство Организации.
3.2 Связь поддерживается всеми возможными способами: по телефону или перепиской (телеграмма, факс, электронная почта). Последняя является основным способом связи в ОРЮР.
3.3 Телефонный разговор необходим в случае, требующем скорого разрешения вопроса. Минус телефонной связи: нет записи сказанного. Для предотвращения недоразумений, распоряжения и выраженные мнения следует без задержки подтвердить письмом.
3.4 Переписка ведется путем:
— официальных писем (индивидуальных и циркулярных),
— частных писем.
3.5 Официальное письмо на бланке инстанции состоит из заголовка, исходящего номера письма или ссылки, даты письма, указания получателя (звание, имя, фамилия, город или должность - для членов ОРЮР, или имя, отчество, фамилия, адрес - вне Организации), вступительного обращения (Дорогой брат! или Дорогой ... "имя"! - в Организации, вне Организации - нормально принятая форма обращения), текст письма, заключительная формула (Всегда готов! За Россию!) - внутри ОРЮР, а вне - нормально принятая форма вежливости, подпись (звание, имя, отчество или инициалы, фамилия, должность), указания на приложения, указания кому посылаются копии. Если текст письма превышает одну страницу, второй и последующие листы пишутся не на бланках, а на чистых листах, которые озаглавливаются кодом исходящего номера или ссылки и датой. Порядковый номер страницы, начиная со второй, пишется внизу листа. Официальные письма местным учреждениям должны соответствовать местным правилам переписки.
3.6 Циркулярное письмо отличается от индивидуального тем, что оно предназначено для группы людей, согласно указателю. Указатель может быть собирательным (членам Совета ОРЮР) или в виде перечня (скм. А., ски. Б, инс. В и т.д.).
3.7 Частное письмо не требует строгого выполнения правил официального письма. Однако, необходимо в нем указать получателя, исходящий номер, дату, распределение копий.
3.8 Для обеспечения прочной связи приняты следующие принципы:
3.8.1 копии писем или необходимых частей их
распределяются всем, кому необходимо знать
содержание, или о ком упоминается в письме (не
доверительно), с перечнем такого распределителя
в конце письма;
3.8.2 в содержании письма сначала надо
подтвердить получение последнего письма
корреспондента, ответить на все, что в нем
спрашивалось (для ясности, лучше отдельными
пунктами), после чего можно переходить на свои
вопросы и сообщения; окончив с этим, переходить к
своим новостям - случившемся со времени
последнего письма, сообщая о делах общих, а затем
личных;
3.8.3 иметь перед собой письмо, на которое
отвечаешь;
3.8.4 все письма должны иметь аккуратный вид, у
страниц должны быть поля для удобства подшивки
их в папку, следует избегать приписок,
зачеркиваний и т.п.;
3.8.5 в ОРЮР принято правило: если на какой-либо
вопрос в течение месяца, если письмо послано в
другой город той же страны, и двух месяцев, если
письмо предназначено за границу, - нет ответа,
вопрос считается разрешенным положительно;
3.8.6 независимо от получения или неполучения
писем от непосредственного начальника, каждый
руководитель обязан писать ему не реже одного
раза в месяц, если он не находится в том же городе.
Это касается начальников отдельных единиц,
дружин, районов, отделов, представительств,
членов Главной Квартиты (ГК), членов Совета, для
которых непосредственным начальником является
СТС;
3.8.7 члены ОРЮР должны руководствоваться
правилом, что лучше регулярно посылать в центр
короткие письма с нужной информацией, чем редко -
длинные;
3.8.8 в разных частях мира размер стандартной
бумаги разный. Из технических расчетов (копии и
факсы) стандартный размер текста для ОРЮР
следующий: начинать текст не выше 10 мм и кончать
текст не ниже 265 мм от верха страницы.
ПРИКАЗЫ, ЦИРКУЛЯРЫ, ИНСТРУКЦИИ
4.1 Приказы могут издавать начальники единиц, соединений, лагерей, курсов, отделов и Старший Скаутмастер. Все приказы подлежат немедленному исполнению. При составлении приказов следует придерживаться определенных правил:
4.1.1 издавать приказы не слишком часто, в
случаях действительной необходимости;
4.1.2 формулировать приказ совершенно ясно,
избегая каких бы то ни было возможностей
различного понимания и толкования приказа;
4.1.3 излагать приказ языком сжатым и
лаконичным;
4.1.4 излагать приказ систематично, переходя от
наиболее важных пунктов к менее значительным;
4.1.5 писать от первого лица руководителя его
подписавшего - "назначаю", "произвожу",
а не "назначается", "производится" и
т.п.;
4.1.6 необходимо писать совершенно точные
данные о лицах, упоминаемых в приказе - звание,
имя, фамилия, должность, единица (соединение).
4.2 Циркуляры, содержащие инструкции и детали, издают начальники соединений и отделов, Старший Скаутмастер (начальник ГК от его имени) и председатели Судов Чести Отдела (СЧО) и Главного Суда Чести (ГСЧ). Как и приказы, циркуляры подлежат исполнению. Если циркуляр информационного характера, он подлежит немедленному подтверждению получения. Циркуляры составляются в основной форме приказа - язык должен быть ясным, четким и определенным.
4.3 Нумерация приказов может быть исторической (порядковый номер с начала существования данной инстанции) или цикловой (порядковый номер с момента принятия должности настоящего начальника). Циркуляры нормально подлежат цикловой нумерации.
4.4 Формат содержит в себе все сказанное об официальных письмах (п. 3.5), отсутствует обозначение исходящего номера, адрес получателя и обращение. Заключительная формула - Будь готов! За Россию! Подпись – официальная: звание, имя, фамилия, должность (нельзя мешать лесное имя, звание и должность). Распределитель должен указать, кому данный документ предназначен. Распределитель указывается детально или кодом. Детально - указывая должности или имена (начальникам соединений ЗАО, нач. ГК, СТС, и т.п.). Если распределитель указан кодом (например, А, Б, В или 1, 2, 3), необходимо заранее опубликовать объяснение (например, А - все руководители ЗАО и т.д.). Копия приказа и циркуляра сразу высылается прямому начальнику и в архив ОРЮР.
4.5 Приказы являются основным оправдательным материалом для истории. Поэтому, при составлении их необходимо проверять достоверность фактов и данных. В приказах отражается вся жизнь соединения и его членов. В случае ошибки или изменения данных в приказе, необходимо в ближайшем приказе дать исправление. Циркуляр в таком случае переиздается, отменяя прошлый.
4.6 Приказы и циркуляры могут издаваться уполномоченными лицами в штабе. В таком случае, кроме печатной подписи начальника, ниже, с левой стороны, помещается удостоверение издавшего: "С подлинным верно" и подпись уполномоченного.
4.7 Распределитель ОРЮР:
А — весь Руководительский Состав ОРЮР.
Б — начальники отделов (представительств).
В — все члены Верховных Органов Управления:
— Старший Скаутмастер,
— заместитель (и) Старшего Скаутмастера,
— члены Главного Суда Чести,
— члены Главной Ревизионной Комиссии,
— начальник Главной Квартиры,
— начальники отделов (представительств).
Г — члены Главной Квартиры.
Д — соединения.
Р — весь Руководительский Состав с правом голоса.
С — Совет ОРЮР.
5.1 Все ответственные лица Организации, заранее составив план работы, отчитываются за работу перед непосредственным начальником. Отчет дается, без задержки, после конца работы, начинания или при оставлении должности, но во всяком случае не реже одного раза в год ( в таком случае, год - от 1 января по 31 декабря).
5.2 Основой для любого начинания является план работы. Такой план, изменяемый по ходу работы и мере надобности, является путеводителем данного дела. План работы раздается всем участвующим ответственным лицам и вышестоящему начальнику. План работы отдела сдается Старшему Скаутмастеру в начале календарного года на предстоящий год.
5.3 Отчет о работе согласно плану дается вышестоящему начальнику к указанному сроку:
5.3.1 Отчет работы отдела - (формуляр ОРЮР № 6 и 7).
5.3.2 Отчет работы соединения - (формуляр ОРЮР № 4 и
5).
5.3.3 Отчеты о курсах и других начинаниях -
составляются согласно указаниям вышестоящего
начальника.
5.3.4 Отчет о лагере - формуляр указан в Положении о
лагерях.
6.1 Перед официальным зачислением в состав соединений, отделов и Организации, необходимо провести регистрацию вступающего в наши ряды, кандидата в руководители или новосформированной единицы и соединения. Регистрацию нового члена Организации проводит начальник соединения. Регистрация руководителей, единиц и соединений проводится начальниками отделов, издающих необходимые распоряжения на эту тему. Начальники отделов ответственны за учет всех руководителей, единиц и соединений на территории отдела. Регистрационные данные передаются ими Старшему Скаутмастеру через ГК. (см. п. 8.4).
6.2 Начальники соединений обязаны держать списки скаутов с занесением в них продвижения по разведческой лестнице. При переводе скаута в другое соединение, начальник скаута передает список-картотеку принимающему (см. п. 8.4.1).
7.1 Во всех инстанциях ОРЮР должны быть архивы для хранения бумаг, документов, экземпляров учебных и педагогических пособий, журналов, книг, вырезок из газет, магнитофонных лент, фильмов, фотографий, коллекций, зачетных работ, рукописей и подобных материалов, а также знамен и других реликвий. Все материалы архива являются собственностью ОРЮР. Ответственность за хранение и передачу архива несет начальник данной инстанции.
7.2 Архив Организации, часть ГК, является центральным архивом. Этот архив состоит из:
1. Знамен и реликвий ОРЮР.
2. Вестников Совета ОРЮР.
3. Приказов, циркуляров и официальной переписки
Старшего Скаутмастера
7.2.4 Циркуляров, отчетов и официальной переписки
Главной Квартиры.
7.2.5 Приказов, циркуляров и отчетов отделов,
представительств, соединений и отдельных единиц.
7.2.6 Периодических изданий и пособий центральных
органов ОРЮР и отделов, представительств,
соединений и отдельных единиц.
7.2.7 Местных периодических и непериодических
изданий, включая приглашения, листовки, плакаты и
т.д.
7.2.8 Всех опубликованных и неопубликованных
материалов, включая рукописи, касающиеся
российского скаутского движения вообще и ОРЮР в
частности.
7.2.9 Документов, связанных с местными властями и
учреждениями.
7.3 Все должностные лица ответственны за то, чтобы от них исходящие и при них издаваемые архивные материалы попали в Архив ОРЮР.
7.4 Если некоторые архивные материалы, ввиду их активной надобности, находятся на хранении у должностных лиц, то в случае перемены должностного лица эти материалы передаются преемнику или же ГК.
7.5 Старший Скаутмастер, кроме хранения тех материалов, которые относятся к его деятельности. должен иметь точные сведения и вести учет о:
— всех знаменах соединений и единиц и о месте их хранения,
— соединениях и единицах ОРЮР (название, номер, старшинство),
— награждениях и производствах руководительского состава ОРЮР.
7.6 Нормально, архив соединения или единицы хранится там до закрытия его. Архив содержится в таком порядке, чтобы легко можно было найти документы или материалы любой давности. Для того, чтобы Архив ОРЮР получал полагающиеся ему материалы без задержек, следует такие материалы посылать без промедления. При закрытии инстанции, архив передается вышестоящей инстанции.
7.7 Некоторые части архива не должны храниться дольше определенного срока. К таким материалам относится переписка. Частные письма можно уничтожить после трех лет (три года после конца года в дате письма). Срок хранения официальной переписки, протоколов и циркуляров - 10 лет., при условии, что циркуляры своевременно посылались в Архив ГК.
7.8.Все документы судебного делопроизводства хранятся в архиве СЧ, однако, ГСЧ имеет право передать документы в Архив Организации по своему усмотрению.
8.1 Для упрощения работы в ОРЮР существуют формуляры. Каждый формуляр нумерован и датирован.
8.2 Бланки на русском и местных языках издаются соединениями и вышестоящими инстанциями. Желательно иметь одинаковые бланки в отделе. Во всяком случае, бланки соединений одобряются начальником отдела.
8.3 Формуляры, удостоверения и карточки издаются соединениями и вышестоящими инстанциями. Удостоверения и карточки должны быть утверждены начальником отдела.
8.4 Главная Квартира издает и распространяет следующие формуляры, общие для всей Организации:
8.4.1 Регистрационная анкета (формуляр ОРЮР № 01)
для регистрации ноых членов Организации
младшего возраста и для ведения учета
деятельности в ОРЮР.
8.4.2 Опросный лист руководителей и кандидатов
(формуляр ОРЮР № 02)
для регистрации и для ведения учета деятельности
в ОРЮР.
8.4.3 Регистрационная анкета единицы (формуляр
ОРЮР № 03) для регистрации новой единицы ОРЮР.
8.4.4 Личный состав соединения (формуляр ОРЮР № 04).
8.4.5 Годовой отчет соединения (формуляр ОРЮР № 05).
8.4.6 Личный состав отдела ( формуляр ОРЮР № 06).
8.4.7 Годовой отчет отдела (формуляр ОРЮР № 07).
8.4.8 Лагерный отчет (формуляр ОРЮР № 08).
8.4.9 Штаб-инструкторское обещание (формуляр ОРЮР
№ 09) для церемонии производства в звание шин.
8.4.10 Инструкторское обещание (формуляр ОРЮР № 10)
для церемонии производства в звание инс.
8.4.11 Свидетельство (формуляр ОРЮР № 11) для
окончивших курс КДВ, КНЕ и КДР.
8.4.12 Благодарственная грамота (формуляр ОРЮР № 12)
для награды членов и не членов ОРЮР.
9.1 Все средства и имущество, находящиеся в распоряжении ОРЮР, являются казенным и общественным и принадлежат Организации в целом. Поэтому, особое внимание должно быть уделено отчетности, сугубой аккуратности и экономии. Оправдательные документы, расписки, квитанции, аккуратное ведение книг — все должно быть строго соблюдено и предусмотрено. Принцип: лучше дать лишний оправдательный документ, ничего не делать "на слово".
9.2 Книги, кассы и имущество, кроме вышесказанного, должны также соответствовать местным законам. Нормально, следующие книги обязательны:
9.2.1 приходно-расходная книга,
9.2.2 квитанционная книга,
9.2.3 книга банковских отчетов,
9.2.4 имущественно-инвентарная книга.
9.3 Кассовый цикл, от 1 января по 31 декабря, состоит из составления бюджета, подсчета и составления отчета, и проверки отчета и всех относящихся к этому документов Ревизионной Комиссии. Начальник данной инстанции, как ответственное лицо за все операции этой инстанции, не может быть членом Ревизионной Комиссии, проверяющей доверенную ему кассу. Касса ведется назначенным на это ответственным лицом, согласно нормально принятым в бухгалтерской профессии правилам и указаниям властей.
9.4 Лицо, ответственное за имущество, кропотливо и аккуратно ведет дело. Основной принцип - экономия. Починка, хранение, уход, закупка, выдача и учет - основы этой деятельности. Отчет о состоянии движимого и недвижимого имущества сдается на проверку Ревизионной Комиссии.
9.5 Кроме нормальных годовых ревизий, при закрытии инстанции и при перемене руководства полагается проверка кассы и имущества.
10.1 Требования настоящего Положения дополняются распоряжениями и инструкциями Старшего Скаутмастера, начальников отделов и соединений.
11.1 Данное Положение составлено скм М.А.Данилевским. Положение было принято Советом ОРЮР в январе 1982 года, отредактировано скм. А.Ф.Захарьиным и утверждено СТС М.А.Данилевским в приказе № 258 от 1 января 1991 г.
11.2 Данное Положение принято XVI Объединенным Советом ОРЮР 15 августа 1997г. и утверждено приказом СТС М.Данилевского.
11.3 С утверждения этого Положения, прежнее Положение и все, прежде изданные приказы и циркуляры, противоречащие этому Положению, теряют силу.